makalah Microsof Outlook

BAB I

PENDAHULUAN

A.                Latar Belakang

Microsoft Outlook adalah manajer informasi pribadi dari Microsoft , yang tersedia baik sebagai aplikasi terpisah serta bagian dari Microsoft Office suite. Versi saat ini adalah Microsoft Outlook 2010 untuk Windows dan 2011 untuk Mac.

Meskipun sering digunakan terutama sebagai e-mail aplikasi, juga termasuk kalender , task manager , manajer kontak , catatan mengambil , sebuah jurnal dan browsing web. Hal ini dapat digunakan sebagai aplikasi yang berdiri sendiri , atau dapat bekerja dengan Microsoft Exchange Server dan Microsoft SharePoint Server untuk beberapa pengguna dalam sebuah organisasi, seperti kotak surat bersama dan kalender, Penukaran folder publik, SharePoint daftar dan jadwal pertemuan. Ada pihak ketiga aplikasi add-on yang mengintegrasikan Outlook dengan perangkat seperti Blackberry dan ponsel dengan perangkat lunak lain seperti Office & Skypekomunikasi internet. Pengembang juga dapat membuat perangkat lunak kustom sendiri mereka yang bekerja dengan komponen Outlook dan Office menggunakan Microsoft Visual Studio . 

B.                 Rumusan Masalah

1.      Pengertian Microsoft Outlook?

2.      Apa fungsi Microsoft Outlook?

3.      Bagaimana penggunaan Microsoft Outlook?

BAB II

PEMBAHASAN

A.                Pengertian Microsoft Outlook

Microsoft Outlook adalah sebuah program untuk manajemen informasi personal yang membantu mengatur waktu dan informasi secara lebih efektif serta memungkinkan penggunanya untuk berbagi informasi antar  sesama dengan lebih mudah. Microsoft Outlook juga sebuah aplikasi pengelolaan klien email dan workgroup yang dikeluarkan oleh Microsoft, salah satu perusahaan software terbesar pimpinan Bill Gates. Aplikasi ini biasanya menjadi paket dalam MS Office, sehingga untuk menginstallnya dapat dilakukan bersama-sama dengan MS Office.

Electronic mail atau e-mail, adalah bentuk komunikasi yang sangat penting pada saat sekarangini. Pada Outlook dapat ditemukan semua tools yang dibutuhkan untuk mengatur dan menggunakan e-mail secara efektif.

Selain untuk pengelolaan email, Outlook juga mempunyai beberapa fasilitas lain seperti pengelolaan kalender kerja, meeting, jadwal tugas dll. Sebelum menggunakan Outlook ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal menu-menu utama dari Outlook itu sendiri.Bagian-bagian dari Outlook sebagai berikut:

1.      Folder List

Folder List menampilkan semua folder yang ada, seperti Inbox, Personal Folders, dan Public Folders.

2.      Toolbar

Toolbar berisi shortcuts dari perintah yang umum digunakan, seperti “New Mail Message“, “Print“, dan”Print Preview“.

Note: Toolbar dapat diubah sesuai dengan keperluan/keinginan kita.

3.      Status Bar

Status Bar menunjukkan banyaknya pesan yang ada pada folder yang ditunjuk, dan berapa banyak pesanyang belum dibaca jika ada.

4.      Outlook Bar

Sama seperti Folder List, Outlook Bar berisi shortcuts untuk fasilitas yang ada pada Microsoft Outlook, seperti Calendar, Contacts, and Tasks.

B.                 Fungsi Microsoft Outlook

Microsoft outlook 2010 mempunyai fungsi yang unik. Fungsi ini biasanya hanya digunakan untuk mengirim dan membaca surat-elektronik, program ini juga memiliki fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal. Bila digunakan bersama dengan Microsoft Exchange Server, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, dan jadwal bersama. Namun karena banyak lubang keamanan dalam Outlook, program ini sering digunakan untuk memasukkan virus, misalnya lewat attachment surat-elektronik. Beberapa contoh virus yang disebarkan lewat cara ini adalah Melissa dan Sobig. Microsoft publisher 2010 mempunyai fungsi yaitu digunakan untuk Desktop publishing.

Microsoft Outlook 2010 mencakup fitur baru dan kemampuan untuk membantu Anda tetap terhubung dengan orang-orang dan lebih baik mengelola waktu Anda dan informasi.

kelebihan Microsoft Outlook 2010:

1.      Expanded pita

Pertama kali diperkenalkan di Microsoft Office Outlook 2007, pita adalah bagian dari antarmuka pengguna Microsoft Office Fluent. Hal ini dirancang untuk membantu Anda dengan cepat menemukan perintah yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas. Perintah diatur dalam kelompok logis yang dikumpulkan bersama di bawah tab. Di Outlook 2010, pita telah menggantikan mantan menu di jendela utama Outlook. Selain itu, pita dapat disesuaikan untuk memasukkan tab kustom yang Anda dapat mempersonalisasikan untuk lebih cocok dengan gaya kerja Anda.

2.      Ruang Opsi untuk mengatur account Anda.

Outlook Banyak pengaturan yang tidak terkait langsung dengan menciptakan atau mengelola barang Outlook, seperti perintah cetak dan pilihan manajemen account, kini dalam tampilan Microsoft Office Backstage. Klik File untuk mengatur account Anda, membuat peraturan dan Otomatis Jawaban, dan menemukan pilihan di belakang layar lainnya.

3.      Melihat lebih dari pesan Anda.

Pandangan percakapan ditingkatkan sekarang tersedia bila Anda bekerja dengan pesan Anda. Pandangan ini meningkatkan pelacakan dan mengelola pesan terkait, terlepas dari folder yang berisi pesan. Anda dapat melihat program lengkap percakapan, termasuk tanggapan Anda, menemukan respon paling baru, dan lebih mudah menentukan pesan yang paling penting bagi Anda. Anda juga dapat dengan mudah mengkategorikan atau mengabaikan percakapan lengkap. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Pengantar Tampilan Percakapan.

4.      Proses dan file pesan Anda lebih cepat.

Langkah Cepat Matikan perintah dan prosedur yang paling sering Anda gunakan ke dalam satu klik. Anda dapat menyesuaikan default Langkah Cepat, dan membuat tombol sendiri yang menggabungkan tindakan sering Anda. Langkah Cepat galeri termasuk tombol untuk file satu-klik dan bendera, mengirimkan pesan kepada tim Anda, dan perintah populer lainnya. Untuk informasi lebih lanjut, lihat tugas-tugas umum atau berulang-ulang Mengotomatisasi dengan Quick Steps.

5.                  Rapat Balas Penjadwalan pertemuan adalah semudah membalas pesan. Saat membaca pesan, Anda dapat menjadwalkan pertemuan dengan semua penerima pesan dengan perintah Rapat baru Balas. Semua penerima pesan ditambahkan ke permintaan pertemuan baru dalam satu klik. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Menanggapi pesan e-mail dengan permintaan rapat.

6.                   Instant Search perbaikan Outlook 2007 diperkenalkan Instant Search. Pada Outlook 2010 lebih mudah untuk mempersempit hasil pencarian Anda dengan menggunakan kriteria seperti pengirim, subyek kata kunci, dan informasi lain seperti adanya lampiran. Tab Perangkat Pencarian kontekstual mencakup seperangkat filter yang efisien memfokuskan pencarian Anda untuk mengisolasi item yang Anda inginkan. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Cari pesan atau item dengan menggunakan Pencarian Instan.

7.                   Clean Up Percakapan Ketika pesan berisi semua pesan yang sebelumnya dalam Percakapan, Anda dapat mengklik Clean Up untuk menghilangkan pesan-pesan berlebihan lainnya. Misalnya, sebagai balasan orang untuk Percakapan suatu, tanggapan adalah di bagian atas dan pesan-pesan sebelumnya dalam Percakapan di bawah. Alih-alih meninjau setiap message, tetap hanya yang paling terbaru yang mencakup seluruh Percakapan. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Menggunakan Percakapan Clean Up untuk menghilangkan pesan berlebihan.

8.      Bekerja lebih cerdas dan lebih efisien dengan pesan.

Mail Tips Outlook 2010 meliputi Mail Tips, yang membantu Anda menghindari umum, tapi kesalahan berpotensi mahal atau memalukan. Tips mail alert bisa dipicu oleh tindakan termasuk mengklik Balas Semua ke daftar penerima yang besar, mengirimkan informasi yang sensitif kepada seseorang di luar organisasi anda, atau mengirim pesan kepada seseorang yang berada di luar kantor. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Mengaktifkan atau menonaktifkan Mail Tips.

9.                  Auto - perbaikan Daftar Lengkap Lebih mudah untuk menghapus nama dari Auto - Daftar Lengkap saran, dan ketika Anda menggunakan account Microsoft Exchange Server, Daftar Anda Auto-Complete tersedia dari komputer manapun yang Anda menggunakan Outlook dengan account Exchange Anda. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Hapus nama dari Auto daftar lengkap.

Adapun kegunaan lain dari Outlook, yaitu:

1.       Mengirim dan menerima pesan e-mail.

2. Menyertakan (attach) file kedalam pesan e-mail.
3. Membuat dan mengatur buku alamat (address book)
4. Mengatur dan mengarsipkan pesan e-mail.
5. Personalisasi pesan e-mail.
6. Melakukan penjadwalan

Jika kita bekerja dengan Outloo komputer kita harus tersambung pada internet atau komputer kita harus tersambung pada local area network (LAN) dengan sebuah komputer server yang menjalankan Microsoft Exchange Server. Kita juga dapat terhubung ke ISP menggunakan sebuah modem dan line telepon, high-speed connection seperti DSL atau kabel, atau melalui LAN, sebagai berikut:

1.       Jika kita menggunakan modem, kita dapat secara manual melakukan koneksi ketika kita membutuhkannya, atau kita dapat melakukan set up dial-up networking untuk secara otomatis melakukan koneksi kapanpun kita membuka Outlook. ISP kita akan memberikan nomor telepon, setting modem, dan informasi khusus lainnya yang kita butuhkan untuk melakukan koneksi.

2. Jika kita terhubung ke LAN, maka harus dilakukan konfigurasi untuk memberikan akses ke ISP kita dari komputer kita, Network/system administrator kita dapat memberikan informasi mengenai bagaimana untuk memperoleh akses ke internet mail melalui LAN.

Tanpa mempedulikan bagaimana kita terhubung ke ISP, untuk mengirim dan menerima Internet mail, kita perlu mengetahui nama dari incoming (masuk) dan outgoing (keluar) mail server, nama account, dan password kita. Outlook mendukung tiga tipe Internet mail account, antara lain:

1.      Post Office Protocol 3 (POP3) yaitu sebuah protocol yang digunakan untuk mengambil e-mail dari internet e-mail server. Dengan POP3 account kita melakukan koneksi ke e-mail server dan mendownload e-mail ke komputer kita.

2. Internet Message Access Protocol (IMAP) yaitu hampir sama dengan POP3, hanya saja e-mail disimpan pada e-mail server. Kita melakukan koneksi ke e-mail server untuk membaca e-mail header, dan memilih e-mail mana yang ingin didownload ke komputer kita.
3. Hypertext Transfer Protocol (HTTP) yaitu Protocol yang digunakan ketika mengakses web page dari internet, Ketika HTTP digunakan sebagai e-mail protokol, e-mail disimpan, diambil dan ditampilkan sebagai Web page individual. Hotmail adalah contoh HTTP e-mail account.

C.                Penggunaan Microsoft Outlook Untuk Pengelolaan Email

1.      Membaca Email

Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”, cukup dobel klik pada pesan yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada jendela baru. Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada windows toolbar ( sudut kiri monitor ) akan diberi tanda amplop yang diiringi dengan suara “ding” sebagai bunyi default untuk email yang tiba pada Outlook.

2.      Membaca File Attachment

Jika Anda menerima pesan berisi file lampiran (attachment), di folder Inbox pada Outlook akan di beri tanda paperclip disebelahnya. Untuk membuka fileattachment lakukan langkah berikut :

1)      Buka pesan/mail message.

2)      Akan ada icon dengan nama file di body text.

3)      Dobel klik icon file. File attachment akan terbuka sesuai dengan program aplikasinya. Anda bisa menyimpannya atau menutup saja filenya.

Cara menyimpan file attachment.

1)      Sorot file attachment

2)      Klik menu File – kemudian Save attachment.

3)      Pilih folder tempat menyimpan file yang diinginkan.

3.       Membuat Sub Folder pada Inbox.

Apabila kita ingin mengelompokkan email dan menempatkannya pada folder tertentu hal ini dapat dilakukan dengan membuat folder baru di dalam folder Inbox.

Lakukan langkah berikut :

1)      Pada folder Inbox klik File

2)      Pilih New – pilih Folder

3)      Ketik nama folder pada kolom yang tersedia.

4.      Menggunakan “Message Rule”

Message Rule berguna untuk mengatur email agar dapat diterima sesuai dengan aturan yang diinginkan. Juga berguna untuk mengelompokkan email pada folder tertentu maupun untuk memblok email yang tidak kita inginkan ( iklan, spam, pornografi, dsb).

Untuk mensetting Message Rule lakukan langkah berikut :

1)      Pada folder Inbox klik menu Tools

2)      Klik “Rules Wizard” ( Akan muncul menu untuk “rules wizard”)

3)      Klik tombol New

4)      Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan memeriksaemail begitu tiba.

5)      Klik Next

6)      Pilih lagi sesuai aturan yang diinginkan ( contoh “with specific word in the sender’s address” ), akan memeriksa kata-kata khusus pada alamat pengirim.

7)      Klik kalimat “specific word” yang digaris bawah.

8)      Isi sesuai dengan kata yang kita inginkan. (Mis: Didin)

9)      Klik Next kemudian pilih “move it to the specified folder” (akan memindahkan email ke folder tertentu)

10)  Klik specified, akan muncul window folder daripada Outlook

11)  Pilih folder yang anda inginkan pada “Inbox” ( sub folder).

12)  Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi

13)  Klik Finish

Ada kalanya kita tidak ingin menerima email tertentu yang mengganggu. Untuk memblokir suatuemail yang tidak kita inginkan (iklan, spam, pornographi, dsb ) lakukan langkah berikut:

1)      Pada folder Inbox klik Tools

2)      Klik “Rules Wizard” ( Akan muncul menu untuk “rules wizard”)

3)      Klik tombol New

4)      Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan memeriksaemail begitu tiba.

5)      Klik Next

6)      Pilih with “specific word in the body” ( akan mencek kata-kata yang ada pada isi pesan)

7)      Kemudian ketik/tambahkan kata-kata apa saja yang ingin Anda sensor/blok.

8)      Klik Next kemudian pilih/cek “Delete it” ( akan langsung menghapus pesan bila tiba )

9)      Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi.

10)  Klik Finish

5.      Menggunakan “Message Rule”

Untuk membuat pesan (message) baru pada Outlook ikuti langkah berikut:

1)      Pada folder Inbox, klik menu File

2)      Sorot New

3)      Klik menu Mail Message

Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu : To, Cc dan Bcc. Deskripsinya sebagai berikut:

      To: tujuan standar pengalamatan pesan.

       Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada seseorang, tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain, cantumkan alamat emailnya pada kolom Cc selain pada kolom To.

      Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang, pada koIom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima email tetapi penerima yang ada dikolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim kepihak ke 2(Bcc).

Setelah menentukan bagaimana dan kemana pesan akan dikirim, ikuti langkah berikut :

1)      Klik tombol pengalamatan (addressing) (To, Cc, or Bcc).

2)      Pada kolom “Show Names From The :” , pastikan address list yg benar telah dipilih, klik tanda panah down untuk memilih.

3)      Dobel klik ( tekan To->, Cc->, Bcc-> ) nama orang yang ingin dikirim. Anda dapat memilihlebih dari satu nama dengan dobel klik pada nama tsb.

4)      Klik tombol OK . Anda akan kembali ke menu pesan/New Mail Messagedengan alamatemail yang telah dipilih tadi.

5)      Masukkan text pada halaman isian pesan

6.      Pemakaian Group

Anda dapat mengirim email ke Group tertentu, yang terdiri dari gabungan beberapa alamat email. Hal ini berguna untuk memudahkan pengiriman email ke banyak alamat sekaligus dalam satu Group daripada menuliskan alamat email satu-persatu. Untuk membuat Group akan dibahas pada bab selanjutnya. Untukmengirim ke Group lakukan langkah berikut :

1)      Klik “To” pada pengiriman email. Akan muncul menu Address Book.

2)      Pada kolom “Show Names from the : “ pilih All Groups ( atau ditempat mana anda membuat groups).

3)      Klik Ok dan Send

7.      Mengirim Attachments ( file lampiran)

Jika Anda ingin menyertakan sebuah file atau lebih pada pesan Anda, seperti dokumen atau spreadsheet, lakukan langkah berikut:

1)      Seperti biasa, buat pesan baru beserta elamat emailnya.

2)      Setelah selesai mengetik pesan tekan tombol Insert pada toolbar.

3)      Klik File.

4)      Cari file yang ingin anda sertakan.

5)      Dobel klik pada file yang akan disertakan

Setelah itu file akan dimasukkan ke dalam pesan dan siap disertakan. Cara singkat lain adalah dengan drag and drop file dari desktop atau Windows Explorer ke body pesan.

8.       Membalas ( Reply ) Pesan

Ketika menerima dan telah membaca sebuah pesan (email) kemungkinan Anda ingin langsung membalas pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk melakukan hal tersebut lakukan langkah berikut :

Standard Reply

1)      Pada folder Inbox doble klik email yang ingin Anda balas.

2)      Klik tombol Reply .

3)      Alamat pengirim akan otomatis tercantum pada bagian To:

4)      Ketik pesan anda pada body pesan.

5)      Klik Send.

6)      Reply To All

Fungsi reply to all akan membalas pesan kepada semua penerima pesan yang dituju oleh pengirim pertama.

9.       Of Office Assistant

Ms Outlook menyediakan fasilitas autoreply, dimana Outlook akan otomatis membalas email yang datang. Jika Anda berada diluar kantor atau sedang tidak ditempat, Anda bisa otomatis mengirim reply pesan keorang yang mengirim anda pesan, sehingga orang itu tahu bahwasannya Anda belum membaca pesan yang telah dia kirim. Hal ini kita lakukan dengan memanfaatkan fasilitas Outlook yang disebut “Out Of Office Assistant “. Untuk melakukannya lakukan langkah berikut :

1)      Klick Tools pada toolbar.

2)      Klik Out Of Office Assistant.

3)      Jendela Out Of Office Assistant akan muncul. Klik radio button disebelah “I am currentlyout of the office” dan ketik pesan yang ingin Anda sampaikan pada kotak yang tersedia.

4)      Klik tombol OK.

10.  Forward ( Meneruskan ) Pesan

Ketika Anda sudah membaca pesan, dan ingin juga menyampaikan/meneruskan pesan tersebut ke orang lain, lakukan langkah berikut :

1)      Buka email/pesan yang ingin Anda teruskan ke orang lain.

2)      Klik tombol Forward . Masukkan alamat email penerima. Anda dapat menambahkan komentar di body text pesan jikadiinginkan.

3)      Setelah selesai, klik Send.

11.   Pemakaian Signature

Kita juga dapat menyertakan “signature” atau tanda tangan elektronik, biasanya ditempatkan pada bagian bawah email kita. Signature terlebih dahulu dibuat formatnya sehingga sewaktu mengirim email tidak perlu dilakukan berulang-ulang tetapi secara otomatis akan tertera pada bagian bawah email kita. Untuk melakukannya ikuti langkah berikut:

1)      Pada Outlook klik menu Tools

2)      Pilih Options

3)      Pilih Mail Format ( ada di atas )

4)      Kemudian klik tombol “Signature Picker” akan muncul window untuk mengedit “signature”

5)      Pilih New – masukkan nama untuk “signature” Anda.

6)      Klik Next – Ketik sesuai yang Anda inginkan, demikian juga anda bisa memilih warna dan bentuk dari font.

7)      Klik Finish

Signature biasanya berisi jabatan dan alamat pengirim e-mail, sehimgga penerima dapat mengenal identitas pengirim.

12.  Pengelolaan Personal Address Book/Alamat Email

Outlook menyediakan fasilitas Address Book untuk mengelola semua alamat email yang ada,mengelompokkannnya secara personal maupun dalam beberapa Group.

Personal Address Book berisi alamat e-mail beserta informasi atau data-data dari orang yang ingin Anda simpan. Untuk membuka Personal Addres Booklakukan langkah2 berikut :

1)      Klik menu “Tools” pada toolbar.

2)      Klik “Address Book“.

Secara otomatis (default) akan menampilkan “Global Address List” yang berisi alamat e-mail yang telah terdaftar.

13.  Menambah alamat email ke Outlook Address Book :

Untuk menambah alamat email ke Outlook Address Book, lakukan langkah berikut :

1)      Klik tanda panah dibawah “Show Names from the:” pilih Outlook Address Book

2)      Klik File.

3)      Klik New Entry.

4)      Pilih New Contact from the list and klik “OK“.

5)      Pada isian Full Name, ketik nama lengkap.

6)      Pada isian Email : ketik alamat lengkap e-mail orang tersebut.

Contoh : hrn1328@yahoo.com

Setelah itu klik tombol “Save and Close“.

BAB III

PENUTUP

A.                Kesimpulan

1.      Microsoft Outlook adalah sebuah program untuk manajemen informasi personal yang membantu mengatur waktu dan informasi secara lebih efektif serta memungkinkan penggunanya untuk berbagi informasi antar  sesama dengan lebih mudah.

2.      Mengirim dan menerima pesan e-mail, Menyertakan (attach) file kedalam pesan e-mailMembuat dan mengatur buku alamat (address book), Mengatur dan mengarsipkan pesan e-mail, Personalisasi pesan e-mail, dan Melakukan penjadwalan.

3.      Membaca Email, Membaca File Attachment, Membuat Sub Folder pada Inbox, menggunakan “message rule”, menggunakan “message rule” , pemakaian group, mengirim attachments ( file lampiran) , membalas ( reply ) pesan, of office assistant, forward ( meneruskan ) pesan, pemakaian signature pengelolaan personal address book/alamat email, menambah alamat email ke outlook address book.